Servizio Staff Segreteria Generale

Il servizio si articola nelle seguenti funzioni:

SEGRETERIA GENERALE E PARTECIPAZIONE

Fanno capo a tale ambito le seguenti attività:

presidio degli organi (Giunta e Consiglio) attraverso la predisposizione, raccolta e ricognizione dei relativi ordini del giorno;
attività di perfezionamento degli atti deliberativi;
servizio di supporto al Presidente del Consiglio, ai Consiglieri Comunali, alle Commissioni, alla Commissione Capigruppo;
predisposizione delle attestazioni necessarie alle fruizione da parte degli Amministratori dei permessi per lo svolgimento del mandato elettivo con redazione dei relativi atti di liquidazione al fine di rimborsare i permessi retribuiti ai datori di lavoro;
gestione delle proposte di deliberazioni presentate dai Consiglieri Comunali nell’esercizio del diritto di iniziativa nonché di mozioni, ordini del giorno, interrogazioni e interpellanze;
gestione dell’accesso agli atti e alle informazioni dei Consiglieri Comunali;
attività di supporto e segreteria al Segretario Generale;
attività di supporto al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza;
richieste di pubblicazione all’albo pretorio on-line delle deliberazioni e delle determinazioni;
gestione informatizzata degli atti deliberativi e delle determinazioni dirigenziali;
predisposizione e stesura dei contratti dell’Ente in forma pubblica-amministrativa;
iscrizione a repertorio degli atti contrattuali e successiva registrazione fiscale nei pubblici registri, anche in modalità telematica;
gestione del registro informatico delle scritture private stipulate dai dirigenti di settore e raccolta degli atti stipulati in modalità cartacea;
cura degli adempimenti in materia di semplificazione amministrativa, di accesso alla documentazione amministrativa (cosiddetto accesso documentale) e di tutela dei dati personali;
cura degli adempimenti per la trasparenza e la pubblicazione di dati e informazioni riguardanti gli organi politici;
individuazione del soggetto competente ad attivare l’intervento sostitutivo nel caso di mancato rispetto dei termini dei procedimenti;
gestione della procedura per le richieste di accesso civico semplice e di accesso civico generalizzato;
redazione e aggiornamento della Carta dei Servizi;
gestione delle segnalazioni e delle petizioni di cui al Regolamento della partecipazione popolare.

PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO – ANTICORRUZIONE E TRASPARENZA

Il servizio:

• coordina le attività di pianificazione strategica per dare attuazione al programma politico del Sindaco, fornendo il proprio supporto per la stesura del Documento Unico di Programmazione (DUP), parte sezione strategica, e per la definizione e attuazione degli obiettivi strategici;
• sovrintende alla verifica dello stato di attuazione degli obiettivi programmati e dell’efficacia, dell’efficienza e della qualità della gestione;
• fornisce attività di supporto nella gestione del ciclo della performance nell’Ente, coordinando le attività dei settori nella fase di stesura del Piano Esecutivo di Gestione (PEG), di cui fanno parte il Piano Dettagliato degli Obiettivi (PDO) – nel quale sono declinati gli obiettivi che danno esecuzione agli obiettivi operativi e strategici del DUP – e il Piano della Performance (PP).

Il servizio coordina l’attività di misurazione e monitoraggio della performance organizzativa che restituisce le informazioni sui risultati ottenuti dall’Ente e dai settori con riferimento agli obiettivi-indicatori e agli standard programmati e assegnati nel PEG; l’analisi dei report restituiti consente di individuare le cause di possibili criticità e di porre in essere interventi per l’eliminazione di eventuali disallineamenti. Provvede, quindi:

• alla redazione di eventuali variazioni infra annuali al PEG;
• alla redazione della relazione sulla performance che dà conto dei risultati ottenuti;
• alla pubblicazione sul sito istituzionale dei monitoraggi predisposti, di norma, con cadenza quadrimestrale e della relazione sulla performance.

Il servizio coordina, altresì, le attività che tutto l’Ente è chiamato a porre in essere, ai sensi della legge 190/2012, per contrastare e prevenire la corruzione e per favorire lo sviluppo dell’integrità, anche attraverso l’attuazione degli obblighi in materia di trasparenza, supportando l’Ente nella definizione del Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (PTPCT). Il servizio supporta il Segretario generale nell’attività di redazione e monitoraggio del PTPCT e nell’attività di Gestore delle segnalazioni di operazioni sospette alla Unità di Informazione Finanziaria (UIF).

La Trasparenza, intesa come accessibilità totale dei dati e dei documenti detenuti dalla Pubblica Amministrazione, a seguito degli interventi normativi di cui al D.lgs. n. 97/2016 che hanno apportato modifiche al Decreto trasparenza n. 33/2013 e alla Legge Anticorruzione n. 190/2012, assurge sempre più al ruolo di strumento principe ed essenziale per contrastare e reprimere la corruzione e l’illegalità nella Pubblica Amministrazione e garantisce la libertà di accesso di chiunque ai dati e documenti detenuti dalla Pubblica Amministrazione.
Il servizio ha il compito di supportare l’Ente nell’aggiornamento della mappa degli obblighi di pubblicazione e nel suo monitoraggio fornendo così supporto al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza nell’attività di vigilanza e controllo e per la stesura della Relazione annuale nonché al Nucleo di Valutazione nel rendere le attestazioni di competenza.

Il servizio coordina inoltre l’attività dell’ente in materia di trattamento dei dati personali (cd privacy) per quanto attiene alla tenuta ed aggiornamento del registro dei trattamenti e del registro dei responsabili del trattamento, alla revisione delle diverse clausole contrattuale in materia (appalti di lavori, servizi e forniture e quelli di lavoro) e, in generale, segnala gli aggiornamenti normativi in materia.

In particolare il servizio articola le proprie attività nelle seguenti funzioni:

• definizione delle aree strategiche e degli obiettivi strategici collegati agli indirizzi strategici espressi nelle linee programmatiche di mandato;
• lettura di tutta l’attività dell’Ente per missioni e programmi e declinazione degli obiettivi strategici in obiettivi operativi;
• scomposizione dei programmi e degli obiettivi operativi in obiettivi esecutivi nel PEG con orizzonte temporale annuale;
• individuazione degli indicatori di gestione e dei risultati dell’attività dell’Ente specifici di ciascun obiettivo esecutivo di progetto e di processo;
• verifica dei risultati progettuali raggiunti e degli indicatori relativi alle attività ordinarie e confronto con quelli programmati;
• analisi degli scostamenti e “ripianificazione” di nuovi obiettivi sulla base degli scostamenti verificati e dell’analisi delle cause;
• coordinamento tra le funzioni proprie dell’ufficio e quello degli altri uffici nell’ambito della reingegnerizzazione dei processi e dell’organizzazione procedurale del controllo di gestione;
• raccolta dati per la formazione del Piano Esecutivo di Gestione (PEG), costituito dal Piano Dettagliato degli obiettivi (PDO) e dal Piano della Performance (PP);
• raccolta dati per la definizione della mappa dei servizi erogati direttamente dal Comune e indirettamente;
• supporto agli altri servizi per la gestione del Piano Esecutivo di Gestione;
• supporto agli altri servizi per la stesura del Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (PTPCT);
• monitoraggio degli obiettivi/indicatori/standard e target definiti nei documenti di programmazione dell’Ente (DUP – PEG – PTPC);
• elaborazione report strategico, Relazione sulla Performance e rendicontazione sui risultati della gestione a supporto della valutazione da parte degli organi politici e tecnici nelle frequenze stabilite dal Sistema di misurazione dell’Ente;
• elaborazione report sulla qualità dei servizi erogati;
• supporto al Segretario Generale per l’effettuazione dei controlli interni di regolarità amministrativa successiva sugli atti adottati dalle Direzioni e gestione dei documenti e dei dati connessi;
• supporto al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza per l’attuazione della trasparenza nell’Ente e degli obblighi di pubblicazione di cui alla Legge 190/2012 e al D.lgs. n. 33/2013;
• supporto al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza per l’attuazione della trasparenza nell’Ente e degli obblighi di pubblicazione di cui alla Legge 190/2012 e al D.lgs. n. 33/2013;
• supporto al Segretario Generale nella qualità di Gestore per l’attività di segnalazioni di operazioni sospette alla UIF;
• supporto al Nucleo di Valutazione nelle attività per la verifica sul Sistema di misurazione dell’Ente, per la misurazione della performance di Ente e di settore e per rendere le attestazione sull’assolvimento degli obblighi di pubblicazione;
• attività di coordinamento per la redazione della relazioni annuale del Sindaco sul funzionamento dei controlli interni ai sensi dell’art. 148 del D.lgs. n. 267/2000 nonché per la redazione delle Relazioni di inizio e fine mandato ai sensi degli artt. 4 e 4-bis del D.lgs. n. 149/2011;
• attività di coordinamento per l’aggiornamento del registro dei trattamenti e del registro dei responsabili del trattamento;
• elaborazione del referto quadrimestrale e annuale del Controllo di Gestione (ai sensi dell’art. 198-bis del D.lgs. n. 267/2000);
• supporto alla direzione per la definizione della politica e degli obiettivi della qualità (strategia del cambiamento).